Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 9 september 2026

Akdeniz IT Consultancy hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer gebruik wordt gemaakt van onze WhatsApp-urenregistratie en administratieve automatiseringsdiensten.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Akdeniz IT Consultancy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contact:
Akdeniz IT Consultancy
E-mail: info@akdeniz-it.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van de dienst kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• WhatsApp-telefoonnummer;
• WhatsApp-profielnaam;
• inhoud van WhatsApp-berichten;
• gewerkte uren;
• weeknummers, datums en perioden waarop de uren betrekking hebben;
• gegevens uit geüploade urenstaten, afbeeldingen of PDF-documenten;
• klant- en projectgegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor administratie en facturatie;
• technische gegevens zoals bericht-ID's en verwerkingsstatussen.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het ontvangen en verwerken van urenregistraties;
• het controleren en structureren van gewerkte uren;
• het opstellen van factuurvoorstellen;
• het verwerken van goedgekeurde uren in administratiesystemen;
• het aanmaken van conceptfacturen;
• het uitvoeren, beveiligen en verbeteren van de technische dienst;
• het voorkomen en opsporen van dubbele of foutieve verwerkingen.

4. Geautomatiseerde verwerking en AI

Voor onderdelen van de dienst kan gebruik worden gemaakt van geautomatiseerde verwerking en kunstmatige intelligentie. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om tekst, afbeeldingen of documenten met urenregistraties om te zetten naar gestructureerde gegevens.

AI wordt niet gebruikt om zelfstandig tarieven, btw-percentages, klantgegevens, factuurnummers of andere administratieve gegevens te verzinnen of definitief vast te stellen.

Factuurvoorstellen worden gecontroleerd en moeten worden goedgekeurd voordat verdere administratieve verwerking plaatsvindt.

5. Externe dienstverleners

Voor de technische uitvoering van de dienst kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door onder andere:

• Meta / WhatsApp Business Platform;
• n8n;
• OpenAI;
• Moneybird;
• hosting- en infrastructuurproviders.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is voor de levering en werking van de betreffende diensten.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit van toepassing is, wordt gebruik gemaakt van passende waarborgen voor internationale gegevensoverdracht zoals vereist onder toepasselijke privacywetgeving.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Administratieve en fiscale gegevens kunnen gedurende de wettelijk vereiste bewaartermijn worden bewaard.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige verwerking.

9. Uw privacyrechten

Voor zover van toepassing heeft u het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken;
• beperking van de verwerking te verzoeken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw gegevens in bepaalde gevallen over te laten dragen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden ingediend via info@akdeniz-it.nl.

10. Verwijderen van gegevens

Wilt u persoonsgegevens laten verwijderen die via onze diensten zijn verwerkt, dan kunt u hiervoor een verzoek sturen naar: info@akdeniz-it.nl.

Vermeld in het verzoek voldoende informatie om te kunnen bepalen op welke gegevens het verzoek betrekking heeft. Gegevens die wij op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, kunnen niet direct worden verwijderd.

11. Klacht indienen

Indien u van mening bent dat wij persoonsgegevens niet op de juiste wijze verwerken, kunt u contact met ons opnemen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, technische inrichting of toepasselijke wetgeving verandert. De meest actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd.